Registraturlexikon

Was muß abgelegt werden?

In der Praxis wird zuviel aufbewahrt. Deshalb lohnt es sich zu fragen, was aufbewahrt werden muß. Zweitkopien, abgelehnte Angebote, Textentwürfe etc. gehören nicht dazu! Aufbewahrt werden muß dagegen alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was als gespeicherte Information noch Bedeutung hat.

Wie lange muß Schriftgut aufbewahrt werden?

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschrieben. Im kaufmännischen Bereich gilt für das meiste Beleg- und Schriftgut jetzt wieder 10 Jahre. Im Verwaltungsbereich gelten ganz andere Fristen, manche Akten müssen unbegrenzt archiviert, Patientenakten 30 Jahre aufbewahrt werden. Wenn Fragen entstehen, beantwortet sie gerne Ihr ZIPPEL-Berater.

Wo befindet sich die Registratur?

In der Praxis wird zwischen den vier Standorten Arbeitsplatz, Abteilung, Zentralablage und Altarchiv unterschieden. Die Wahl des Standortes wird von der Zugriffshäufigkeit und der Anzahl der berechtigten Personen bestimmt. Es ist empfehlenswert, dafür einen Aktenplan aufzustellen.

Welches System wählen?

Die Frage nach dem richtigen Registratursystem erscheint bei der Fülle der Angebote als schwierig. Wenn man die Antworten auf drei Fragen miteinander vergleicht, ist die Entscheidung leicht:

Wieviel Raum wird verbraucht?
Wieviel Zeit benötigt man für die Handhabung?
Was kostet die Anschaffung?

In vielen tausend Fällen hieß und heißt die Antwort ZIPPEL T-Gleit, weil die Fläche optimal genutzt wird, es leicht handhabbar und kostengünstig in der Anschaffung ist.

Darüber hinaus produziert ZIPPEL aber auch Akten für das Pendel-, Kassetten- und vertikale Hängesystem - kurz gesagt für sämtliche wirschaftliche Ablageweisen. Informieren Sie sich hier über unser Produktsortiment.

Welche Ablageordnung wählen?

Zur alphabetischen und numerischen Ordnung braucht man nichts zu erklären. Es gibt jedoch auch interessante andere Ordnungsformen, wie zum Beispiel die geografischalphabetische (bei ihr sind die sonst häufigen Müllers und Meiers auf die Orte verteilt), der dekadische Aktenplan oder die geheimnisvoll klingende I-Zahl-Ordnung.

Was ist die I-Zahl-Ordnung?

Ablageordnung: Die I-Zahl-Ordnung Wenn Sie Akten von Personen, zum Beispiel Patienten, Mitgliedern, Bürgern etc. ablegen, treten zwei Probleme auf: Die Häufung gleichnamiger Akten durch gleiche Namen (Müller, Mayer, …) und die ungleiche Belegung von einzelnen Registraturfeldern in Regalen oder Schränken. Die Probleme werden vermieden, wenn nach dem Geburtsdatum abgelegt wird! Im Archiv gibt es dann 31 Gruppen, für jeden Kalendertag eine, innerhalb der Gruppen wird nach Monaten und Kalenderjahren und dann nach Namen abgelegt. So entsteht eine gleichmäßige Zu- und Abnahme in den einzelnen Gruppen und innerhalb der Gruppen sind Häufungen oder Verwechslungen von Namen sehr selten.

Was ist die dekadische Ordnung?

Ablageordnung: Die dekadische Ordnung Bei der dekadischen Ordnung wird das gesamte Gebiet in bis zu 10 Gruppen eingeteilt, die die erste Ziffer (0 – 9) erhalten. Innerhalb jeder Gruppe wird die Untergruppe auf die gleiche Art und Weise gebildet, also 00 – 09, 10 – 19, usw. Mit der Hinzufügung jeder Ziffer lassen sich weitere Unter- und Unteruntergruppen bilden. Die dekadische Ordnung ist ideal für die Gliederung und Ablage von Sachgebieten, wie zum Beispiel Firmenarchiven.

Wie häufig ist der Zugriff?

Je häufiger auf die Information zugegriffen wird, umso näher am Arbeitsplatz sollte sie angeordnet sein. Wichtig für die Arbeitsplatzablage sind schneller Zugriff durch gute Übersicht und geringe Arbeitshöhe. Registraturen, auf die nur selten zugegriffen wird, sollen in erster Linie raumsparend, die Ablagemittel preiswert und die Vorgänge auffindbar sein.

Lose oder geheftet abgelegen?

Wenn Schriftgut vollständig und sicher aufbewahrt werden muss, ist die Heftung zu empfehlen. Das gilt besonders dann, wenn Akten nicht nur am eigenen Arbeitsplatz genutzt werden. In Registraturen mit geringer Bewegung kann man sehr zeitsparend die Loseblattablage einsetzen. Da hier Schriftgutbehälter nicht entnommen und zurückgestellt werden müssen, ist der Zeitaufwand leicht zu halbieren.

Einzel- oder Sammelakte?

Bei der Einzelakte bleibt jede Geschäftsverbindung in einer Akte für sich. Bei der Sammelakte (Ordner) werden dagegen Schriftstücke mehrerer oder vieler Namen in einer Akte zusammengefasst. Generell sollte der Einzelakte der Vorzug gegeben werden, weil nur mit dem wirklich zu bearbeitenden Vorgang umgegangen wird.

Kaufmännische Heftung oder Behördenheftung?

Wenn Sie das aktuelle Schriftstück beim Öffnen der Akte sofort sehen wollen, wählen Sie die kaufmännische Heftung. Bei der Behördenheftung wird das neueste Dokument „hinten“ angefügt. Beide Varianten sind mit ZIPPELCLIP, Metall- oder Schlauchmechanik erhältlich.

Die kaufmännische Heftung und Behördenheftung im Vergleich.

Alle von ZIPPEL angebotenen Hefter können sowohl mit einer kaufmännischen als auch einer Behördenheftung produziert werden - unabhängig vom eingesetzen Ablagesystem wie z.B. T-Gleit-, Pendel-, Kassetten- oder vertikaler Hängeregistratur. Informieren Sie sich hier über unser Produktsortiment.

Wie beschriften?

Jeder Reiter, jedes Sichtfenster und jedes Etikett kann manuell, mit der Schreibmaschine oder mit dem EDV-Drucker beschriftet werden. Wir empfehlen den Text immer an der obersten Kante des Beschriftungsfeldes beginnen zu lassen, da dies die Lesbarkeit in der Registratur verbessert. Zur bequemen Beschriftung von Etiketten und Reitern gibt es das Software Programm Colorett ET, das die verschiedenen Größen und Formen der Sichtfenster und Etiketten enthält und die Anwendung größerer Schriften ermöglicht. Mehrfarbige Etiketten mit Namen, Nummern, Logos erstellt die ZIPPEL Software COLORETTeasy.

Mit Farben gliedern?

Farbe ist das erste sichtbare Unterscheidungsmerkmal in der Registratur. Deshalb stehen neben dem naturfarbenen Natronkarton 12 Standardfarben für Manilakarton zur Auswahl. Der gezielte Einsatz dieser Farbpalette organisiert die Registratur bereits im Ansatz nach wichtigen Hauptgruppen zwischen denen dann keine Verwechslung eintritt. In der zweiten Stufe folgt die Möglichkeit der farbigen Bereiterung, die ebenfalls zur Gruppierung von und innerhalb von Registraturen empfohlen wird. Die dritte Möglichkeit besteht darin, jeder Akte eine eigene Farb- und Textsymbolik zu geben.

Wie ermittelt man den Raumbedarf einer Registratur?

Wenn die Registratur bereits besteht, ist es zweckmäßig, die Länge der Aktenreihen (in Metern) zu messen und dann das Fassungsvermögen der ausgewählten Schränke und Regale sowie deren Grundfläche zu ermitteln. Zur Grundfäche addiert man die Auszugslänge und den Bearbeitungsraum, in Großregistraturen die halbe Gangbreite. Wenn Akten angelegt werden, ermittelt man die durchschnittliche Blattzahl pro Akte (100 Blatt = ca. 1 cm), rechnet die Stärke des Hefters hinzu und ermittelt so die Gesamtstärke und die Gesamtlänge. Ihr ZIPPEL-Berater führt diese Rechnung für sie aus.

Was ist eine laterale Hängeregistratur?

Bei einer lateralen Hängeregistratur ist dem Anwender die Schmalseite der Schriftgutbehälter zugewandt. Die Schriftgutbehälter hängen an einer Stange wie die Kleider im Kleiderschrank. Sie lassen sich leicht einhängen, entnehmen und auf der Stange beliebig verschieben.

Laterale Hängeregistratur bei der ZIPPEL AG:

Welche Vorteile hat die laterale Registratur gegenüber der vertikalen Registratur?

Die vertikale Registratur ist bei kleinen Mengen von Akten am Arbeitsplatz durchaus tauglich. Die laterale Registratur bietet entscheidende Vorteile bei größerem Ablagemengen:

Optimale Raumnutzung, leicht können 6 bis 7 Reihen übereinander gehängt werden.
Deutlich weniger Stellfläche.
Die Anschaffungskosten liegen bei etwa 34% bezogen auf 1.000 Akten

Platzbedarf der vertikalen Hängeregistratur Platzbedarf der lateralen Registratur
Vergleich des Raumbedarfs zwischen der vertikalen und lateralen Registratur

Anleitung zum Einbau von T-Gleit-Schienen

Lassen Sie ober- und unterhalb der Akten unbedingt etwas mehr Platz, als deren Höhe beträgt, da die Akten beim Ein- und Aushängen gekippt werden!

Wir empfehlen Ihnen, sich grundlegend an den folgenden Abständen zu orientieren:

Mittels Maß A können Sie die Einbaumaße für die Abstände C, D und E der folgenden Tabelle entnehmen:

A	C	D	E
240 mm	30 mm	45 mm	130 mm
320 mm	40 mm	65 mm	170 mm
330 mm	40 mm	65 mm	175 mm
360 mm	45 mm	70 mm	190 mm
400 mm	50 mm	80 mm	210 mm
450 mm	55 mm	90 mm	235 mm
460 mm	55 mm	90 mm	240 mm
500 mm	60 mm	100 mm	260 mm
540 mm	65 mm	110 mm	280 mm
600 mm	75 mm	120 mm	310 mm
625 mm	80 mm	125 mm	323 mm
640 mm	80 mm	130 mm	330 mm
700 mm	85 mm	140 mm	360 mm
740 mm	90 mm	145 mm	380 mm
780 mm	90 mm	145 mm	380 mm
840 mm	105 mm	165 mm	430 mm
880 mm	110 mm	180 mm	450 mm

1040 mm		200 mm	515 mm

Den Schienenabstand F berechnen Sie anschließend wie folgt:

F = B + C

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Hochaufhängung (Seite B ist länger als Seite A) noch größere Abstände eingeplant werden müssen. In diesem Fall berechnen Sie den Schienenabstand F folgendermaßen:

F = B + D

Wie organisiert man den Übergang zwischen Registraturstandorten?

Soll Schriftgut vom Arbeitsplatz in das Zentralarchiv oder von der Abteilungsregistratur in die Altablage überführt werden, gibt es verschiedene Verfahren:

Am einfachsten ist es, die Mappe oder den Hefter unverändert weiter zu geben. Dann muss an selber Stelle ein neuer Hefter angelegt werden.
Zur Raumersparnis oder Verminderung von Sachkosten kann der Inhalt eines Hefters entnommen und in Archivschachteln umgefüllt werden.
Für den einfachen Übergang zwischen Vertikal-Ablage am Arbeitsplatz und Lateral-Ablage in der Registratur ist die ZIPPEL Kombi-H-Schiene zweckmäßig.
Wer am Arbeitsplatz Briefordner benutzt, kann deren Inhalt mit Hilfe von
Archifix bequem in Archivschachteln umfüllen.

Dienstleistung und Fremdarbeiten

Die personelle Besetzung einer Registratur ist oft nur für die laufende Arbeit bemessen. Wenn Reorganisationen, Umstellungen und Umzüge notwendig werden, ist es in vielen Fällen wirtschaftlich einen erfahrenen Dienstleister damit zu beauftragen.

Was ist eine Schlauchheftung?

Die ZIPPEL Schlauchheftung verbindet zwei Merkmale, die man in der Praxis als Widerspruch kennt: Sie ist flach und passt sich der Fülle des Hefters exakt an, trotzdem kann man sie wie eine Mechanik benutzen, nämlich im Inhalt blättern, an jeder Stelle Schriftstücke entnehmen oder zwischenheften. Jede Seite kann ohne Entnahme plan kopiert werden. Die Schlauchmechanik kann in jedem Hefter geliefert werden, in selbstklebender Ausführung macht sie sogar aus einem Aktendeckel einen Hefter.

Anleitung zum Gebrauch der Schlauchheftung

Wie verwendet man eine Schlauchheftung? Hier eine Kurzanleitung:

Deckschiene lösen
Akte an der entsprechenden Stelle aufschlagen
Bügel vom Schlauch lösen
Schriftgut einheften oder entnehmen
(Ergänzungen immer auf dem Bügel, nicht auf dem Schlauch vornehmen)

Anleitung ZIPPEL Schlauchheftung

Falls Sie umfassendere Informationen zur Handhabung einer Schlauchheftung wünschen, stellen wir Ihnen gerne die folgende ausführliche Anleitung zur Verfügung:

ZIPPEL Schlauchheftung - Gebrauchsanleitung